Qu'attendons-nous de cet événement ? À qui est-il adressé ? Et pourquoi l’organiser ? Ne vous lancez pas aveuglément dans l’organisation d’une journée de séminaire sans vous être posé ce genre de questions ! Si vous souhaitez rendre cette journée efficace et marquer les esprits, voici les questions essentielles à vous poser pour faire de ce moment en équipe une réussite !
- Établir vos attentes et enjeux
- Définir votre enveloppe budgétaire pour votre journée de séminaire
- Choisir l’animation team building adaptée
- Trouver le lieu de l’événement et fixer la date
- Créer le planning de la journée de séminaire
1. Établir vos attentes et enjeux
« Réfléchir avant d’agir ! » C’est de vos problématiques et enjeux d’entreprise que découlent les choix relatifs à votre journée de séminaire. Ainsi la première étape est primordiale pour donner la direction souhaitée à votre événement et satisfaire vos attentes.
Le contexte professionnel du bureau vous pousse parfois à innover en réadaptant votre mode de management pour motiver votre équipe, favoriser leur bien-être au travail ou créer une dynamique de groupe. Pour développer la cohésion d’équipe, la créativité ou l’esprit de compétition, pour gérer les tensions, intégrer de nouveaux collaborateurs ou encore fêter des résultats, toutes les occasions sont bonnes pour organiser un événement d’entreprise original.
2. Définir votre enveloppe budgétaire pour votre journée de séminaire
Pour certains ce sera la partie du projet la plus délicate, pour d’autres une étape très stimulante pour la suite… La répartition du budget dépend de vos enjeux et du type d’animations pouvant y répondre. En prenant le nombre de participants et le budget alloué au team building, vous saurez sur quelle gamme d'activité et quel type de lieu vous pouvez tabler. Trouver l’équilibre entre le budget prédéfini et l'objectif global du projet événementiel, c’est l’objectif ! N’oubliez pas de prévoir une marge pour prévenir d’éventuels imprévus… Et on sait qu’il y en a toujours !
3. Choisir l’animation team building adaptée
Une fois établis, vos objectifs définiront toutes les décisions pendant l’organisation du séminaire, le budget lui déterminera la viabilité du projet. Il s’agit maintenant de trouver l’animation team building ou incentive autour de laquelle s’articulera la journée. Pour ce faire, vous pourrez bénéficier de l’expertise de chefs de projets qui vous guideront dans ce choix en vous faisant différentes propositions.
Quel moment conviendrait le mieux à la réalisation de cette activité collective ? Le matin, l’après-midi ou encore en soirée… En fonction du coût, votre format pourrait être amené à s’adapter au budget avec un moment d’animation plus court ou à l’inverse la possibilité d’une journée entière. Pensez également à l’essentiel : vos collaborateurs ! Cette animation devra susciter chez les futurs participants de votre événement, l’intérêt et l’adhésion. N’envoyez pas une équipe de personnes sportives et délurées faire un atelier calme, délicat et minutieux… et inversement !
4. Trouver le lieu de l’événement et fixer la date
La date de cette journée de séminaire dépendra de la disponibilité des participants et des périodes propices pour l’entreprise. Ainsi, il faudra éviter les périodes de rush mais aussi les week-ends de ponts ou encore les vacances scolaires et miser sur des dates plus stratégiques. Ensuite, en fonction du nombre de collaborateurs présents à l’événement, vous pourrez choisir votre lieu selon sa capacité d’accueil, son accessibilité, son style, etc. En général, le chef de projet qui se chargera de l’organisation de votre séminaire proposera une sélection de lieux adaptée à votre projet. Les photos sur internet c’est génial, les brochures c’est top, mais rien ne vaut une visite physique du lieu en amont de l’évènement juste au cas où…
5. Créer le planning de la journée de séminaire
Après avoir dressé votre to do list entre la validation du lieu, des intervenants, des questions logistiques et budgétaires ou encore supports de communication, vous touchez au but !
La dernière grande étape avant le jour J consiste à créer le rétro planning de l’évènement : pas de « je le ferai demain… », on privilégie le remplissage au fur à mesure de l’avancement du projet pour ne pas se sentir noyés dans le flot des tâches à effectuer ! Se créer des repères chronologiques des étapes d’organisation pour anticiper les différents délais et optimiser votre temps.
Une fois ces 5 étapes validées, vous n’avez plus qu’à attendre le jour J. (enfin presque) N’ayez pas peur des imprévus, il y en aura à tous les coups… L’organisation c’est la clé de la réussite et votre dose d’originalité c’est le petit plus qui fera la différence pour vos collaborateurs !
